Schematy
Animacje
Teksty
Lekcje informatyki
Technologia Informacyjna
Technika Informatyczna
Sprzęt komputerowy
Oprogramowanie
System operacyjny
Arkusze kalkulacyjne
Edytory tekstu
Zasady pisania tekstu
Zasady korespondencji
Rodzaje pism
Skróty w korespondencji
Formy pism
Układy pisma
Elementy pisma
Wstawianie grafiki do tekstu
Zastosowanie tabulatorów
Korespondencja handlowa
Życiorys zawodowy

Zastosowanie tabulatorów

W praktyce biurowej, a także w różnych sytuacjach życia codziennego, zdarza się często, iż musimy napisać dokument w postaci stabelaryzowanej. Tekst taki wygląda jak stworzony w tabelce jednak nie ma cech charakterystycznych dla niej – krawędzi. Tego typu formatowanie wykorzystuje się wszędzie tam gdzie dla przejrzystości treści i łatwego dostępu do zawartych w niej danych lepiej jest gdy występują one w formie uporządkowanych kolumn zawierających jednorodne informacje. Jednocześnie ze względów formalnych lub estetycznych nie wskazane jest umieszczanie ich w tabelach (oddzielanie za pomocą krawędzi poziomych i pionowych). Przykładem takiego tekstu może być (z terenu szkoły) lista uczestników wycieczki. Zawarte w niej dane najlepiej uporządkować poprzez ustawienie ich w kolumnach jednocześnie użycie krawędzi pionowych i poziomych utrudniałoby zorientowanie się w zawartości (treść ciężko byłoby zmieścić na stronie formatu A4 pisząc go czcionką o rozmiarze 12pkt). W tym przypadku najlepiej jest stworzyć dokument przy wykorzystaniu tabulatorów i odpowiednie sformatowanie tekstu.

Jednak wiele osób niechętnie podchodzi do stosowania tabulatorów. Niechęć do stosowania tego narzędzia, przy formatowaniu tekstu, wynika z nienajlepszych doświadczeń ze stosowania tabulatorów w maszynach do pisania. Użycie ich tam wymagało długotrwałego procesu przygotowawczego i wielokrotnego przepisywania tekstu bez gwarancji otrzymania zadawalającego efektu. Tylko bardzo doświadczone maszynistki były w stanie, w miarę szybko i dobrze, stworzyć estetyczny dokument w postaci stabelaryzowanej korzystając z mechanizmów tabulacji.

Sytuacja zmieniła się w momencie powstania komputerowych edytorów tekstu, a zwłaszcza po adaptowaniu ich do graficznego środowiska pracy. Możliwości jakie daje praca w okienku i zastosowanie techniki WYSIWYG są nieporównywalne z „komfortem” pracy na maszynie do pisania czy w środowisku znakowym. W większości dobrych edytorów tekstu korzystanie z tabulatorów niczym nie różni się od pisania tekstu niestabelaryzowanego.

Technika tworzenia dokumentu w formie stabelaryzowanej przypomina pisanie „normalnego” tekstu. Różnica polega jedynie na tym, że w miejscach, które mają podlegać tabulacji, zamiast użyć klawisza [SPACEBAR] używamy klawisza [TAB] wstawiając w miejsce spacji znak tabulatora ().

Zanim zajmiemy się techniką stosowania tabulatorów do formatowania tekstu odpowiedzmy sobie czym są tabulatory?

Mechanizm tabulacji służy do sformatowania tekstu w wyrównane szpalty bez stosowania podziału strony na kolumny lub tworzenia tabel. Wiersze akapitu są tak wyrównywane, że, graficznie, tworzą sformatowane kolumny, pozwalające na łatwe dotarcie do zawartych w nich informacji. Mechanizm ten był niezbędny podczas tworzenia tekstu na maszynie do pisania, gdzie niezwykle trudno było zastosować graficzny układ tabeli (rysowanie krawędzi wykonywało się ręcznie, przy pomocy linijki i pisaków, po zakończeniu pisania strony). Wykorzystywano wtedy odpowiednie ustawienia mechaniczne (tabulatory) pozwalające na „skok” karetki maszyny do pisania, po naciśnięciu klawisza tabulacji, do ściśle wyznaczonego miejsca i pisanie od niego. Dawało to, przy dużej wprawie maszynistki, możliwość stworzenia tekstu przygotowanego do umieszczenia go w tabeli (stąd nazwa efektu).

Skoro już wiemy na czym polegał mechanizm tabulacji spróbujmy go wykorzystać do naszego przykładu.

Naszym zadaniem będzie stworzenie tekstu (w formie stabelaryzowanej), który będzie się składał z kilku kolumn zawierających jednorodne informacje. Kolumny te to: Imię, Nazwisko, Data urodzenia, Adres zamieszkania  oraz Kwota zapłaty.  W ten sposób otrzymamy 5 kolumn zawierających odpowiednie dane (każda jedną). Gdybyśmy nie użyli tabelaryzacji danych trudno byłoby się połapać w nich, gdyż w każdym wierszu inna byłaby długość poszczególnych informacji i ciężko byłoby znaleźć właściwą. Aby tego uniknąć wykorzystamy mechanizm ułatwiający formatowanie w ten sposób, że niezależnie od długości poszczególnych wyrazów, następny (w nowym wierszu) zawsze będzie się zaczynał dokładnie w tym samym miejscu – tabulatory.

W komputerowych edytorach oznacza to, że test piszemy w sposób tradycyjny, jedyna różnica polega na tym, że pomiędzy poszczególnymi danymi w wierszu zamiast spacji będziemy wstawiać znak tabulacji. Nasz tekst będzie zatem wyglądał w następujący sposób:

To wiersz pierwszy. W następnych wiersza będziemy umieszczać odpowiednie dane uczestników naszej wycieczki, zachowując ich kolejność taką jak w wierszu pierwszym:

Nie spowoduje to jednak automatycznego uporządkowania danych w kolumny, choć część z nich wyraźnie przyjmie już uporządkowanych charakter. Na takie zachowanie wprowadzanego tekstu wpływ mają dwie przyczyny:

  1. nie ustawiliśmy miejsc „skoku” tekstu (brak jest więc tabulatorów użytkownika) co uniemożliwia wyrównanie wszystkich danych

  2. tekst „skacze” do tabulatorów naturalnych (programisty)

Wyjaśnijmy te dwa pojęcia:

  • Tabulatory użytkownika – są to ustawiane przez piszącego tekst znaczniki formatujące, do których tekst jest automatycznie wyrównywany po użyciu klawisza [TAB]. Ich ilość i rodzaj jest uzależniony od potrzeb tworzonego tekstu.

  • Tabulatory naturalne (programisty) – są to ustawione przez twórców programu znaczniki, które instalują się automatycznie podczas otwierania programu. Dla Worda są one ustawiane w odstępach 1,25cm (1/2”) i dzielą szerokość kartki na równe kolumny. Przy odpowiednim doborze kolorów tła można je zauważyć jako pionowe kreski na dolnej krawędzi poziomej listwy wymiarowej.

Właśnie obecność tabulatorów naturalnych powoduje, że część tekstu zostaje sformatowana już podczas jego pisania. Po prostu te elementy, które mieszczą się w granicach najbliższego znacznika (długość wyrazu nie przekracza wielokrotności 1,25cm), automatycznie („naturalnie”) formatują się do niego – stąd nazwa znaczników.

Wiele osób, nie umiejących ustawiać tabulatorów użytkownika, wykorzystuje tabulatory naturalne poprzez wielokrotne naciskanie klawisza [TAB], czyli wstawiane wielu znaczków pomiędzy wyrazami, w celu uzyskania efektu formatowania tabelarycznego. Takie postępowanie jest błędne i świadczy o niewielkiej znajomości edytora czyli braku profesjonalizmu.

Przy korzystaniu z tabulatorów obowiązuje zasada: jedna dana – jeden tabulator

Naszym zadaniem jest przygotowanie profesjonalnie wyglądającego tekstu więc zajmijmy się następnym etapem jego formatowania przy zastosowaniu tabulatorów użytkownika.

Mamy już wprowadzony tekst i podzielony na poszczególne sekwencje przeznaczone do sformatowania poprzez użycie klawisza [TAB]. Następny etap naszej pracy polega na zaznaczeniu tekstu, który będziemy formatować. By jednak tego dokonać musimy się zastanowić z jakimi typami danych i z jakim sposobem wyrównania mamy do czynienia w naszym dokumencie.

Najpierw kilka słów jak działa mechanizm tabulacji.

Jego zadaniem jest wyrównanie tekstu do wybranego znaku w łańcuszku stanowiącym tekst. Działa to trochę inaczej niż wyrównywanie do marginesów (mimo, że wiele nazw jest podobnych). Wyrównywanie do marginesu, przypominam, to wyrównanie do umownej linii stanowiącej lewy i prawy skraj obszaru przeznaczonego na umieszczenie tekstu. Wyrównanie, w ujęciu tabulatorów, odbywa się do wybranego znaku w łańcuszku tekstu. Użyłem tu świadomie słowa znak zamiast litera i łańcuszek tekstu zamiast wyraz, gdyż wyrównanie może odbywać do dowolnego znaku (także spacji) i nie musi się ono odnosić tylko do wyrazów. Oznacza to, że w przypadku tabulatorów, wyrównanie do lewego należy rozumieć jako wyrównanie do pierwszego (po lewej stronie) znaku znajdującego się w łańcuszku tekstu po użyciu klawisza [TAB] (graficznie reprezentowanego przez znak ). Tak samo określenie: wyrównanie do prawego oznacza wyrównanie do skrajnego (ostatniego) znaku w łańcuszki znaków poprzedzonego użyciem klawisza [TAB] (znaczek ).

Te dwa wyrównania są oczywiste, gdyż w sposób naturalny zbliżone do mechanizmów wyrównywania tekstu do marginesów. Kłopot może jednak sprawić zastosowanie innych sposobów wyrównania. Zajmę się teraz nimi, ale tylko tymi, które najczęściej występują w praktyce korespondencji. Jest to wyrównanie do środkowego i wyrównanie dziesiętne.

Wyrównanie do środkowego oznacza, że edytor po natrafieniu na znak <, czyli użycie klawisza [TAB] będzie się starał przeznaczony do sformatowania tekst podzielić na dwie połowy w celu wybrania znaku wyrównania. Przy ciągach o nieparzystej liczbie znaków będzie to znak środkowy. Jeśli będziemy mieli do czynienia z łańcuszkiem o parzystej liczbie znaków wyrównanie nastąpi do linii podziału między znakami stanowiącymi środek łańcuszka, tak by efekt, wizualny, był jak najbardziej zbliżony do symetrycznego.

Inaczej działa wyrównanie dziesiętne. W tym przypadku edytor w przeznaczonym do formatowania ciągu znaków będzie szukał znacznika (ustawionego w preferencjach systemu) wybranego jako znak oddzielający części całkowite od dziesiętnych. W Polsce takim znakiem jest przecinek (,). Zwracam na to specjalnie uwagę, gdyż w innych kulturach (amerykańskiej) jest nim kropka (.). Użycie w pisanym tekście niewłaściwego (dla danej kultury i ustawień preferencji) znacznika spowoduje, iż tekst nie zostanie właściwie sformatowany.

Dla przykładu:

2,25 dla polskich preferencji oznacza wartość dwie całe i dwadzieścia pięć setnych (przecinek jako separator dziesiętny)

a

2.25 oznacza ciąg znaków składający się z dwójki kropki dwójki piątki. (edytor odczyta jako tekst zamiast jako liczbę)

Proszę zapamiętać tą zasadę, gdyż podobnie będzie reagować na ciągi znaków także arkusz kalkulacyjny.

Nie stosowanie się do podanej przeze mnie tu zasady może być przyczyną wielu, niepotrzebnych, stresów. Dla nas (ludzi) jest to zupełnie obojętne – potrafimy odpowiednio zinterpretować widziane ciągi znaków, dla programu komputerowego oznaczają one zupełnie co innego. Jeśli ktoś nie pamięta dlaczego się tak dzieje proszę wrócić do tekstu na temat kodów ASCII.

Skoro mamy wyjaśnione zasady wyrównywania, jakie zostaną zastosowane przez edytor po natrafieniu w tekście na znacznik tabulatora, zastanówmy się kiedy tych wyrównań użyjemy. Ich różnorodność wskazuje, że zastosowania są wielorakie. I tak jest w rzeczywistości.

Najbardziej popularnym wyrównaniem jest oczywiście do lewego. Wynika to z zasad pisania tekstu w naszej (łacińskiej) kulturze. Przypominam, iż teksty, piszemy od lewej do prawej. Tak więc ten tabulator będziemy stosować (zawsze) dla tekstu. Inny sposób wyrównywania (poza wyśrodkowaniem) jest błędem.

Tabulator przeciwny (wyrównania do prawego) stosujemy dla ciągów liczb, ale ty tylko wtedy gdy nie są one wartościami (zwłaszcza z częściami ułamkowymi). Tabulator ten będziemy więc stosować do liczb porządkowych (typu 1, 2, ...,14,15, ....,165). Zastosujemy go także do liter, gdy będą wykorzystywane jako znaki porządkowe (typu: a, aa, aab,...). Czyli wszędzie tam gdzie będziemy tworzyć listy uporządkowane.

Jednak, gdy będziemy chcieli uporządkować wartości wyrażone za pomocą liczb (zwłaszcza ułamkowych) użyjemy tabulatora wyrównania dziesiętnego. Stosujemy tu zasady matematyki, które mówią, że o wartości cyfry decyduje miejsce jakie ona zajmuje w stosunku do prawej krawędzi (pozycyjny zapis liczb). Wtedy najlepszym sposobem formatowania jest znak dziesiętny (,), który w sposób wizualny pozwoli na odnalezienie liczb o większej wartości mimo równej liczby znaków (np. 10,0001 i 100,001 przy wyrównaniu do prawego trudno byłoby „na pierwszy rzut oka” ocenić, który ciąg cyfr reprezentuje większą wartość).

Wracając do naszego przykładu. Mamy tu sześć rodzajów danych: imię, nazwisko, data urodzenia, adres zamieszkania, kwota zapłaty i ... wiersz tytułowy.

Zastanówmy się jakiego wyrównania użyjemy do każdego z nich.

W przypadku trzech danych (imię, nazwisko, adres zamieszkania) sprawa jest prosta – są to ciągi tekstowe więc wyrównanie do lewego.

Kłopot może nam sprawić data urodzenia. Stanowi ją ciąg cyfr – czyli logicznym byłoby wyrównanie do prawego. Jednak w tym typie danych często występuje też nazwa miejscowości (czyli tekst) i w tym przypadku wyrównanie do lewego.

Kwota zapłaty – oczywiście jako wartość (nawet jeśli nie będzie groszy) musi zostać wyrównana dziesiętnie, gdyż po liczbach stanowiących o wartości złotówkowej zawsze podajemy wartość groszy (nawet jeśli będzie to ,00).

Wiersz tytułowy, oczywiście jak każdy tytuł, wymaga wyśrodkowania.

Skoro wiemy już jakiego typu wyrównania będą nam potrzebne tabulatory możemy przystąpić do ich wstawiania. Zastosujemy następujący algorytm postępowania:

  1. zaznaczymy tekst do sformatowania (musi on zawierać dane o takich samych wyrównaniach), w naszym przypadku będą to wszystkie wiersze poza pierwszym – tytułowym)

  2. obok listwy wymiarowej, poziomej, znajdujemy gadżet wyboru znacznika tabulatora. Domyślnie jest ustawiony wyrównania do lewego. Możemy to zmienić klikając lewym przyciskiem myszy aż ustawi się właściwy znacznik

  3. wskaźnik myszki przesuwamy na listwę poziomą i wybieramy miejsce ustawienia pierwszego znacznika. Naciskamy i przytrzymujemy naciśnięty LMB. Ustawia to na listwie wybrany znaczniki i jednocześnie wyświetla pionową, przerywaną linię, która informuje nas o miejscu wyrównania tekstu. Dopóki nie puścimy przycisku myszki możemy przesuwać wskaźnik wzdłuż listwy dobierając najbardziej optymalne ustawienie (linia będzie nas o tym informować automatycznie). Zatwierdzenie ustawienia wskaźnika nastąpi po puszczeniu LMB

  4. w identyczny sposób postępujemy z pozostałymi wskaźnikami (powtarzamy krok 2 i 3) aż wszystkie dane zostaną ustawione w kolumnach

  5. po zakończeniu formatowania danych przechodzimy do wiersza tytułowego i powtarzamy kroki od 1 do 3

  6. włączamy podgląd wydruku by ocenić efekt naszej pracy.

Ta metoda pozwala na formatowanie dowolnie dużych zbiorów danych bez konieczności każdorazowego formatowania pojedynczych wierszy. Nawet jeżeli pomiędzy wierszami z danymi znajdzie się wiersz, który nie jest przeznaczony do formatowania to (jeśli nie został w nim użyty klawisz tabulacji) edytor przeprowadzi formatowanie tylko dla wierszy z tabulatorami ignorując pozostałe. Pozwala to na szybkie „ustawienie” kolumn danych.

Jak usunąć zbędne lub błędne znaczniki?

Wadą korzystania z tabulatorów jest to, że przejście do nowego wiersza, poprzez naciśnięcie klawisza [ENTER], powoduje automatyczne ustawienie znaczników jak w wierszu poprzednim - zasada domyślnego formatowania akapitu. Można tego uniknąć na trzy sposoby:

  1. przed sformatowaniem wierszy z tabulatorami wstawić wiersz „pusty” by móc kontynuować pracę dalej,

  2. ustawianie znaczników tabulatora wykonać po wprowadzeniu całego tekstu,<

  3. usunąć niepotrzebne wskaźniki tabulacji z nowego wiersza.
    Metoda jest bardzo prosta. Wskazujemy myszką wskaźnik do usunięcia (lub przesunięcia) i naciskamy lewy przycisk myszy. Trzymając naciśnięty LMB możemy przesuwać się wzdłuż listwy (zmiana położenia wskaźnika) lub zjechać w dół, poza listwę (usunięcie wskaźnika). Puszczenie LMB zatwierdza przeprowadzoną operację.

Możemy także skorzystać z polecenia Usuń wszystkie w oknie dialogowym ustawiania tabulatorów menu Format/Tabulatory

Precyzyjne ustawienie tabulatorów.

Przedstawiona powyżej metoda pozwala na ustawianie wskaźników z dokładnością do 0,25 cm (jeśli miarką są centymetry) gdyż taka podziałka jest widoczna na listwie wymiarowej. Co zrobić aby dokonać tego z większą precyzją?

Tym razem skorzystamy z poleceń menu Format. Dokładnie chodzi o polecenie Tabulatory. Kliknięcie na tym poleceniu uruchamia okno dialogowe ustawiania tabulatorów. Pozwala ono na ustawianie znacznika tabulacji z precyzją do 0,01 cm (w okienku Położenie tabulatorów). Jednocześnie pozwala ono także na wybór sposobu wyrównania. Na koniec zatwierdzamy ustawiony tabulator klikając na przycisku Ustaw.

Korzystanie z tego okna dialogowego jest innym sposobem ustawiania wskaźników tabulacji, można za jego pomocą wykonać kroki 2 i 3. Jednak (dla mnie) ten sposób ma wiele wad i jedną zaletę:

  • zaletą jest precyzja ustawienia tabulatora, nieosiągalna dla operowania myszką;

  • wada to konieczność wychodzenia z okienka dialogowego w celu sprawdzenia efektu i konieczność powrotu dla dokonania poprawek,

  • trzeba także pamiętać o usuwaniu tabulatorów, które poprawiliśmy (nie są zastępowane automatycznie gdy wybierzemy nowe miejsce ustawienia); w innym przypadku zamiast kilku potrzebnych otrzymamy kilkanaście zbędnych.

Skoro dotarliśmy do okienka dialogowego Tabulatory to ustawmy tabulatory ze znakiem wiodącym.

Na początek kilka słów wyjaśnienia.

Tabulatorami ze znakiem wiodącym nazywamy taki sposób formatowania tekstu, który wprowadza w miejsca wolne, zamiast spacji, wybrany znak. Mogą być to kropki (...), myślniki (----) lub linie podkreślenia (____).

Po co tak skoro znaki te są dostępne z klawiatury komputera?

Gdyż zamiast wielokrotnego klikania w ten sam klawisz możemy taki sam efekt uzyskać za pomocą jednego polecenia i myszki.

Tabulatory te stosujemy do tworzenia wszystkiego rodzaju formularzy, w których musimy zostawić puste miejsce przeznaczone do wstawiana danych. Ma to zastosowanie w ankietach, formularzach personalnych, testach, itp. dokumentach stosowanych w biurach i szkołach.

Dobrze jest poznać narzędzie, które ułatwi nam stworzenie estetycznego, profesjonalnie wyglądającego dokumentu.

Na początek kilka uwag technicznych. Tabulatory ze znakiem wiodącym tworzą się jako wyrównane do lewej oznacza to, że wybrany, przez użytkownika, znak powstaje od znaku poprzedzającego do miejsca ustawienia znacznika. Oznacza to, że ciąg znaków przed miejscem tabulacji musi się kończyć spacją a tekst wpisywany po tabulatorze nią zaczynać by zachować odstęp między tekstem a miejscem do wpisania. Można ten efekt osiągnąć także poprzez użycie dodatkowych tabulatorów, które posłużą jako separatory (zamiast spacji) gdy będziemy chcieli stworzyć odstęp większy niż pojedynczy. Przypominam, że użycie w tym celu klawisza [SPACEBAR] jest błędem

Sformatowanie tekstu, w którym będziemy wykorzystywać tabulatory ze znakiem wiodącym możemy przeprowadzić oboma opisanymi powyżej metodami. Jednak samo ustawienie znaku wiodącego następuje w oknie dialogowym ustawiania tabulatorów. Wybieramy tu tabulator, dla którego będziemy ustawiać znaki wiodące, następnie wybieramy znak i klikamy na ikonce Ustaw. W ten sposób postępujemy ze wszystkimi tabulatorami i operację ustawiania kończymy klikając na przycisku Ok.

Poprawianie wykonujemy na ekranie dokumentu. W taki sam jak przy pozostałych tabulatorach, poprzez przesuwanie, na listwie poziomej, właściwego znacznika tabulacji. Kasowanie odbywa się też tak samo jak pozostałych tabulatorów.

Powyższe przykłady nie wyczerpują listy zastosowań tabulatorów w tekście. Innym miejscem zastosowania ich jest formatowanie list, zarówno wyliczanych jak i numerowanych, w których odstęp pomiędzy znacznikiem listy a tekstem listy jest regulowany właśnie przy wykorzystaniu znacznika tabulatora wyrównania do lewego.

Dla mnie tabulatory są przygotowaniem do zajęć formatowania tabel. Gdyż jednym ze sposobów przygotowania tekstu do przekształcenia go w tabelę jest właśnie wstawianie, zamiast spacji, tabulatorów, które są zamieniane na znaki końca komórki.

[ artykuły ] [ linki ] [ strefa pobrań ] [ księga gości ] [ pytania ] [ co nowego ] [ mapa stron ]

Andrzej Giziński, Copyright© 2001 by Angraplay, Wszelkie prawa zastrzeżone
Poprawione:
04/11/07 14:41:07 +0100.